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【新社会人向けビジネスマナー】メール?電話?使い分け

「最近の若い者はー」というと途端におっさんのようだが、若手社会人のやり取りを見ていて違和感を感じることがある。それは、メールやり取りの多さだ。
LINEなどで愛の告白をする世代だから、テキストメッセージでやり取りをすることはもはや普通なのかもしれない。ただ、ビジネスの場合は必ずしも同世代同士のやり取りではない。
それに、ツールは変わっても扱うのは同じ人間だ。確かにメールの方が便利なこともあるが、全てメールでやり取りするのも微妙だ。直接会わないまでも、「話す」ツールである電話の方が効果的なこともある。

というわけで、今回はビジネスの現場においてメールと電話の使い分けについて考えてみたい。

メールの方がよいケース

添付ファイルが遅れたり相手が不在の時に自分の意思を伝えたり、とメールじゃなければダメなシーンも多いが、「電話でもできるけど絶対メールの方がいい!」というケースがある。それは、間違えがあってはいけない時だ。

例えば、数字にまつわるもの。数量とか時間とか、そういう類の情報だ。人間の記憶なんて曖昧で、特に数字系の情報は細かいところまで覚えていないケースもある。そういう時に後で読み返せるメールの特性は便利だ。

また、僕自身何度もお世話になったが、メールそのものが証拠になったるすることもある。ビジネスの現場では「言った言わない」問題がよく起こる。どちらかは言ったつもりになっていて、どちらかは聞いていない(覚えていない)状態で、認識違いが発覚した時に「言った」「いや言ってない」と平行線を辿る疲労度の高い問題だ。

この時、メールでやり取りをしていると100%防げる。誰の目にも明らかだからだ。言ってることがコロコロ変わる人とか、覚えてるかどうか怪しい人相手の時に特に効力を発揮する。

電話のほうがよいケース

これはもう単純で、「気持ちを伝えたい時」だ。まあ、心の籠ったメールというのも効果的だが、お礼やお詫びなどはやはり直接か電話で伝えるべきだ。

特に、トラブルが起こった時や言いづらい物事の時。メールだとどうもそっけないし、これは個人差あるが感じの悪い文章の人って、いる。そのつもりはないのに、直接話すとそんなことないのに、メールの文面だと感じが悪いのだ。こちらの意図が伝わらず、下手すると誤解された状態で伝わる。この点、電話だとテキストメールより感情は伝わるし、まずいことでも誠意が伝わればビジネス上は意外となんとかなるものなのだ。

言いづらいことほど、電話の方がいい。言いづらいからメールに逃げたくなるけど、長い目で見たら電話の方が絶対にいい。

総じてまとめると、「正確性が求められる時はメール、感情や気持ちを伝えたい時は電話」ということになる。
つまりデジタルかアナログか、という話なわけだが、メール自体がデジタルツールなんだから当たり前っちゃ当たり前なのかもしれないけど。 

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